Privacybeleid

Privacybeleid Kolmer Elektromotoren B.V.

Kolmer Elektromotoren B.V. hecht veel waarde aan uw privacy en is zich bewust van haar verantwoordelijkheden bij het verwerken van persoonsgegevens. Wij waarborgen dat de verwerking van persoonsgegevens zorgvuldig en rechtmatig plaatsvindt. Dit doen wij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), inclusief de wijzigingen die vanaf 2025 van kracht zijn, en de aanvullende privacyregels.

Hieronder leest u welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij deze verwerken en voor welke doeleinden.

Heeft u vragen? Neem dan contact op via directie@kolmer.nl.

1. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle klanten en zakelijke relaties van Kolmer Elektromotoren B.V. en Kolmer Special Motors B.V. hierna genoemd “Kolmer”

2. Doeleinden van gegevensverwerking

Kolmer verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Administratieve verwerking van offertes en orders.
2. Levering van goederen en diensten.
3. Facturatie van geleverde goederen en diensten.
4. Communicatie met klanten over producten, diensten en bestellingen.
5. Verbetering van onze dienstverlening en website.

Daarnaast kunnen gegevens worden verwerkt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

3. Categorieën van persoonsgegevens

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

Bedrijfsgegevens:

1. Naam, adres, postcode, plaats, provincie, land, telefoonnummer(s), faxnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer, KvK-nummer, BTW-nummer, leveringswijze.

Contactpersonen:

1. Naam, functie, zakelijk adres, zakelijke postcode, vestigingsplaats, zakelijke telefoonnummer(s), zakelijk(e) e-mailadres(sen).

4. Rechtsgrond voor gegevensverwerking

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van de volgende rechtsgronden:

1. Uitvoering van een overeenkomst.
2. Voldoen aan wettelijke verplichtingen.
3. Gerechtvaardigd belang van Kolmer, zoals zakelijk contact en klantenservice.
4. Indien nodig, uw toestemming.

5. Beveiliging

Kolmer heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang en misbruik. Dit omvat:

1. Toegangsbeperkingen voor digitale systemen.
2. Beveiliging van fysieke en digitale gegevensdragers.
3. Verwerking uitsluitend door medewerkers die hiervoor bevoegd zijn, waaronder Verkoop, Bedrijfsbureau, Expeditie, Administratie en Kwaliteitszorg.

Onze ICT-omgeving wordt beheerd en beveiligd door 2-ICT uit Harderwijk. Hun privacyreglement is hier te vinden: Privacy reglement - 2ICT

6. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

1. Zolang er een actieve klantrelatie bestaat.
2. Na beëindiging van de relatie worden gegevens maximaal 7 jaar bewaard vanwege de fiscale bewaarplicht.
3. Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens binnen een jaar verwijderd of vernietigd.

7. Rechten van betrokkenen

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

1. Inzage: U kunt een kopie opvragen van uw persoonsgegevens.
2. Correctie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
3. Verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van gegevens, tenzij wettelijke verplichtingen dit verhinderen.
4. Beperking: U kunt vragen om de verwerking te beperken.
5. Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
6. Overdraagbaarheid: U kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat te ontvangen.

Verzoeken kunnen schriftelijk worden ingediend via directie@kolmer.nl. Wij reageren binnen één maand.

8. Cookies en websitegebruik

Onze website gebruikt cookies om de functionaliteit en prestaties te verbeteren. Gegevens die via cookies worden verzameld, worden opgeslagen op de beveiligde servers van 2-ICT. Voor contactformulieren maken wij gebruik van een onzichtbare reCAPTCHA om misbruik te voorkomen.

9. Delen met derden

Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Medewerkers van Kolmer zijn verplicht tot geheimhouding.

10. Klachten

Als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via directie@kolmer.nl. Indien wij uw klacht niet naar tevredenheid oplossen, kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Versie: Privacyverklaring Kolmer Elektromotoren B.V. - Januari 2025