Kolmer Elektromotoren B.V. vindt uw privacy belangrijk. We zijn ons bewust van onze verantwoordelijkheden bij het verwerken van persoonsgegevens. We willen dat eenieder van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden, erop kan vertrouwen dat dit op een zorgvuldige en rechtmatige wijze geschiedt. Daarom verwerken we persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daaruit voortvloeiende privacyregels.
In de onderstaande privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe deze worden verwerkt en voor welk doel.
Heeft u vragen over dit onderwerp? Stuur dan een mail naar privacy@kolmer.nl
Privacyverklaring klanten Kolmer Elektromotoren
Kolmer Elektromotoren B.V. (verder te noemen Kolmer) heeft dit privacyreglement opgesteld om vast te leggen op welke wijze klantgegevens worden verwerkt. Het behandelen van klantgegevens gebeurt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Deze privacyverklaring is opgesteld naar de stand van zaken in maart 2018.
Doel
Kolmer verwerkt klantgegevens vanuit het oogpunt van een wederzijds zakelijk belang. De gegevens worden gebruikt ten behoeve van de administratieve verwerking van de door de klanten aangevraagde offertes en orders.
Tevens worden de vastgelegde gegevens gebruikt voor het afleveren van uit te leveren goederen/orders en voor de facturatie voortvloeiend uit de afgeleverde goederen/orders.
Vastlegging en verwerking gegevens
Kolmer legt de hieronder beschreven klantgegevens vast:
Bedrijfsgegevens: naam, adres, postcode, plaats, provincie, land, telefoonnummer(s), faxnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer, KvK-nummer, BTW-nummer, leveringswijze.
NAW-gegevens contactpersonen: naam, functie, bedrijfsadres, bedrijfspostcode, vestigingsplaats bedrijf, zakelijke telefoonnummer(s), zakelijk(e) e-mailadres(sen).
Voorwaarden
Kolmer zorgt er voor dat klantgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
Kolmer registreert niet meer klantgegevens dan voor het hierboven beschreven doel noodzakelijk is en neemt geen klantgegevens op voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.
Kolmer heeft procedures opgesteld voor de beveiliging van fysieke en digitale klantgegevens en toegangsbeperkingen ingesteld voor het digitale systeem. Gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van hun functie over de gegevens moeten kunnen beschikken. Bij Kolmer zijn dit de medewerkers die betrokken zijn bij de Verkoop, het Bedrijfsbureau, Expeditie, Administratie en Kwaliteitszorg.
De ICT-omgeving van Kolmer is in beheer bij en wordt beveiligd door Goedhart-IT. De privacyverklaring van Goedhart-IT is hier te vinden.
Bewaartermijn
Kolmer bewaart de klantgegevens zolang het een actieve/kopende klant betreft. Ook na beëindiging van de actieve klantrelatie, geldt voor een aantal gegevens uit het klantbestand een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst, Kolmer verplicht om die gegevens een bepaalde periode te bewaren. De bewaartermijn voor deze gegevens is zeven (7) jaar.
Indien de bewaartermijn is verstreken worden de klantgegevens binnen een jaar verwijderd en vernietigd.
Inzage en aanpassing
Een klant heeft het recht kennis te nemen van de op zijn betrekking hebbende verwerkte gegevens. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.
De klant heeft het recht om te verzoeken om vernietiging of aanpassing van de tot de persoon herleidbare gegevens. Daartoe dient de betrokkene een schriftelijk en gemotiveerd verzoek bij Kolmer in te dienen. Binnen een maand na indiening wordt de klant schriftelijk in kennis gesteld van de gemotiveerde beslissing. Een verzoek tot vernietiging of aanpassing van de gegevens wordt ingewilligd indien:
de gegevens feitelijk onjuist zijn;
de gegevens voor het doel van de gegevensverwerking onvolledig zijn;
de gegevens niet ter zake dienend zijn;
de gegevens in strijd zijn met een wettelijk voorschrift.
Wanneer het verzoek tot vernietiging wordt ingewilligd, vernietigd Kolmer de gegevens binnen 3 maanden na dit verzoek, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van belang is voor een ander dan de betrokkene alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.
Communicatie
Wanneer de klant e-mail of andere berichten naar Kolmer verzendt, die niet een strikt zakelijk belang dienen, is het mogelijk dat Kolmer deze bewaard. Dit maakt het mogelijk klantvragen & -opmerkingen te verwerken en – desgewenst en eventueel – te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op de beveiligde servers van Goedhart-IT.
Website
De Kolmer website maakt gebruik van cookies (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te kunnen analyseren. De door het cookie gegenereerde informatie over het klantgebruik van de website, kan worden overgebracht naar de beveiligde servers van Goedhart-IT. Kolmer gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de website naar aanleiding van het klantbezoek kan worden verbeterd.
Voor de validatie van contactformulieren wordt een onzichtbare ReCaptcha gebruikt. Deze checkt of degene die probeert in te loggen of te reageren een computer is of een persoon. Op deze manier proberen we misbruik van onze website te voorkomen.
Derden
De klantgegevens & -informatie wordt niet met derden gedeeld. De werknemers van Kolmer zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van klantgegevens te respecteren.
Klachtenprocedure
Indien een klant van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien er andere redenen tot klagen zijn, kan de klant zich wenden tot Kolmer via privacy@kolmer.nl.
Kolmer Elektromotoren B.V.
Industrieweg 16
3881 LB Putten
Versie 06-03-2019, V1.1